Rigtigt mange virksomheder blev tvunget til, at lave om på den måde de drev deres forretning på, da den globale situation ramte os i år 2020. Hvis virksomhederne skulle overleve en tid, hvor det at være fysisk tilstede i samme rum var decideret farligt, så var det nødvendigt at finde gode løsninger så hurtigt som muligt. For nogle virksomheder skulle der kun mindre forandringer til, mens det andre steder resulterede i enorme omlægninger. Der er mange former for produktion og anden industri, hvor det fysiske møde imellem mennesker er en absolut nødvendighed, og disse blev selvfølgeligt ramt hårdest.
Men selv hvis man ikke behøver at være fysisk tilstede med hinanden, så kan det stadig være udfordrende pludseligt at skulle klare alting remote. Afholdelsen af møder er nok det område, som alt for mange virksomheder undervurderede i den forbindelse. Stort set alle har afholdt et digitalt møde, og det var også gældende før 2020. Uanset om vi snakker et Skype opkald eller et virtuelt møde på Zoom, så er det noget vi længe har haft teknologien og erfaringerne til at gøre. Mange troede derfor, at det ville blive en ganske simpel omstilling.
Det viste sig dog hurtigt, at der var mange udfordringer med at holde alle møderne på digitale platforme. Der var flere faktorer der spillede ind, og de resulterede i sidste ende i, at møder i gennemsnit var betydeligt mindre effektive, end de traditionelle møder havde været. Rigtigt mange medarbejdere udtrykte også at møderne ofte var frustrerende at deltage i, og gik ud over deres humør. Heldigvis er det muligt at afholde effektive remote møder – det kræver bare noget planlægning!
Planlægningen bør inddrage alle de nye muligheder, som de digitale mødeplatforme byder på. Det er en fejl at prøve at efterligne de fysiske møder på digital vis: det er rodet og fungerer ikke ordentligt. Prøv i stedet at lede efter måder, hvor et remote møde kan være bedre end de gamle møder. Det vil åbne op for hvordan du tænker og planlægger mødet.
Du bør her sikre dig, at alle systemerne kan snakke sammen. Det kan eksempelvis godt betale sig at have et software-system til mødelokale booking der også kan håndtere de digitale mødelokaler. På den måde kan du drage fordel af det eksisterende møde-flow samtidig med, at fordelene ved de digitale møder kan blive brugt på bedst mulig vis.
Derefter bør I starte så lavteknisk som muligt, og så arbejde jer op. Start meget gerne med kun at have stemme-opkald. I langt de fleste tilfælde er der ikke behov for video, og det kan i stedet være både trættende og frustrerende for de ansatte at skulle være på video. Telefonmøder har fungeret fantastisk i årevis, så lad være med at blande video og andet ind i det, hvis det ikke er nødvendigt. Læg mærke til hvilke behov der opstår, og eksperimentér så ligeså forsigtigt med, at inddrage teknologiske løsninger der dækker behovene. Enhver forretning, og ethvert team, har forskellige behov: ved at lytte og eksperimentere kan I sikre jer, at møderne bliver så effektive som muligt.
